Cette notion, bien que mentionnée dans l’arrêté Novelli, n’a pas de fondement juridique. Les syndics sont donc libres de définir le champ de ces archives, notamment la nature, le volume et l’ancienneté des documents devant y être intégrés.
L’arrêté Novelli fixe tout de même une liste minimale : les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de 2 ans.
